Деловой этикет что это такое

Деловой этикет – что это такое и зачем он нужен в современном мире? Термин «этикет» появился еще в 17 веке, само слово пришло к нам из французского языка. Оно используется для обозначения правил поведения в обществе. Времена идут, многое меняется, но некоторые вещи не утрачивают актуальности. Конечно, правила этикета – это не константа, они постоянно претерпевали изменения, трансформировались. Есть определенные временные, культурные различия. Но общий принцип понятия не меняется который век подряд.

Что такое деловой этикет

Этикет делового общения не имеет ничего общего с правилами поведения на светских раутах, балах. Речь о правилах, формах коммуникации с инвесторами, партнерами, сотрудниками, клиентами, контрагентами. Общение предполагает не только личные контакты, коммуникации в коллективе, но и телефонные переговоры. Вместе с развитием эры глобализации появилось понятие сетевого этикета. У общения по электронной почте, в мессенджерах и социальных сетях есть свои требования. Их, как вы догадываетесь, тоже нужно соблюдать.

Знание делового этикета позволяет специалисту:

• выглядеть образованным, воспитанным в глазах партнеров, коллег, клиентов;
• демонстрировать высокий профессиональный уровень;
• упрощать порядок взаимодействия с другими людьми;
• экономить время.

Рассмотрим основные принципы делового этикета в России. Они касаются самых разных вопросов – от ведения переговоров до внешнего вида.

Дресс-код: внешний вид как визитная карточка

Провожают человека по уму, но встречают по одежке. Нормы делового этикета устанавливают определенные требования для внешнего вида специалиста. Так прийти на важную встречу без делового костюма – это фактически расписаться в низком уровне профессионализма. Основные правила составления гардероба:

• Женщины – коричневый, серый, черный костюм с брюками, иногда юбка фасона карандаш.
• Мужчины – угольный, синий, черный костюм, редко вещи в стиле кэжуал вроде «джинсы-пиджак-поло».
• Украшения – запонки, часы для мужчин, кольца, серьги, цепочки для женщин (не броские, до двух предметов одновременно).

Женщины должны носить естественный или нейтральный маникюр, делать сдержанный макияж, мужчины гладко бреют лицо либо носят стильные усы, бороду. Обувь – чистая, ухоженная. Тату и пирсинг следует скрыть под одеждой.

Под запретом:

• мини-юбки, декольте;
• яркие сорочки.

Требования по соблюдению дресс-кода каждая организация устанавливает сама.

Что такое деловой стиль общения

Правила этикета на работе предполагают определенные нормы общения. Они касаются в том числе жестов, мимики, поз. Следите за собой, старайтесь наблюдать как бы со стороны. Важно все – осанка, положение головы, расположение рук, ног, плавность движений. Если не можете оценить положение дел, записывайте себя на камеру. Это даст куда более точное представление, чем обычное зеркало.

Советы деловым людям:

• держите голову прямо, немного наклоняйте ее по направлению вперед, когда жмете кому-то руку;
• практикуйте активное слушание, не забывайте кивать при разговоре;
• лопатки сводите назад, плечи опускайте, спину держите ровной;
• слова можно дополнять жестами, но не чрезмерными;
• ноги для устойчивости выставляйте на ширину плеч, стопы разворачивайте к собеседнику;
• движения делайте уверенные, плавные, избегайте суетливости;
• сохраняйте спокойное выражение лица в любых обстоятельствах;
• смотрите прямо, но не слишком упорно, нельзя сверлить собеседника глазами.

При рукопожатии избегайте тряски руки второго человека. Протягивайте только одну руку, две это уже слишком.

Не скрещивайте руки на груди во время разговора, не подпирайте голову руками на встречах. Потирание щек, носа, шеи, подбородка часто говорит о том, что человек врет, и всегда выдает волнение.

Важное о звонках

Основные правила делового этикета касаются и телефонных звонков. Чтобы профессионально, грамотно вести переговоры:

• Подготовьтесь к беседе, узнайте как можно больше о человеке на том конце провода.
• Выждите пять гудков подряд, если ответа нет, то кладите трубку. Сразу перезванивать тоже не стоит – это навязчивость (но через определенный промежуток времени можно).
• При занятой линии сразу сбросьте вызов. Человек увидит пропущенный, наберет вас, когда освободится.
• Базовая схема делового звонка выглядит так – приветствие, представление, называние компании, вопрос о том, удобно сейчас говорить или нет. Если собеседник дает одобрение на продолжение диалога, то кратко озвучьте цель своего звонка, после обсудите суть, поблагодарите за время, которое было вам уделено, прощайтесь.
• При проведении бесед по скриптам, эти скрипты размещают на видном месте, чтобы было удобно следовать инструкции.
• Оптимальная длительность звонка – 5 минут. Более долгие беседы проводят только по предварительной договоренности.
• Улыбайтесь, когда разговариваете – вас не видят, но слышат.
• Используйте приемы активного слушания, они повышают степень вовлеченности.
• Деловые звонки по этикету совершают после 9 утра и не позже 21 часа.
• Берите трубку после 2-3 первых гудков, не заставляйте звонящего ждать.
• Если обещали перезвонить, сделайте соответствующую запись-напоминание.
• Во время разговора не занимайтесь посторонними делами – это прекрасно слышно.
• До записи разговора (если есть такая необходимость) спросите разрешение на соответствующие действия у собеседника.

Среди других моментов – не ставьте вызов на удержание более, чем на одну минуту, выбирайте для разговоров тихое, спокойное место, держите под рукой бумагу для записей, при обрыве связи перезванивайте сразу же.

Как оформить рабочее место

Кратко рассмотрим этот вопрос. Порядок на рабочем месте важен, поскольку он помогает сотруднику сосредоточиться, указывает на собранность, аккуратность специалиста. Уберите со стола все, что не касается работы в принципе – если журналы, чашки, сувениры важны, отведите для них ящик. Бумаги уложите в многосекционную этажерку либо распределите по стопкам.

Каждый ящик в столе используйте для конкретного типа вещей, бумаг – так будет проще находить нужное. Если очень хочется немного разбавить скучное серое рабочее место, поставьте рамку с семейным фото. Главное не загромождать стол всем и сразу.

Как вести деловую переписку

Принципы делового общения в коллективе, мессенджерах, по электронной почте обязательны к соблюдению. Примеры рекомендаций:

• Когда пишете электронное письмо, указывайте основные данные о компании, своей должности в шапке. Убедитесь, что в тексте есть контакты для обратной связи.
• Отвечайте в течение 2 суток после получения письма, а лучше раньше.
• Обращение к собеседнику – на «вы».
• Избегайте смайлов, жаргонизмов, фамильярности при переписке. Нужен сдержанный, спокойный стиль.
• Сообщения без темы часто «теряют» среди других, всегда указывайте ее.
• Одно письмо – одна тема. Если вопросов много, создайте в теле письма нумерованный список.
• При построении предложений не используйте конструкции с двоякими трактовками. Собеседник может не так понять вас.
• Слишком длинные письма писать не стоит, их просто не дочитают. Лаконичность – секрет успеха.
• Не забывайте о форматировании – сплошные «простыни» текста сложно воспринимаются. Откажитесь от длинных предложений.
• Используйте заголовки, списки, выделения разными шрифтами.
• Конфиденциальные данные по электронке не отправляют, поскольку они легко смогут стать публичными.
• Старайтесь избегать ошибок в тексте.

Живое общение с коллегами – как?

Принципы коммуникации на работе будут одинаковыми для коллег своего уровня, начальников, подчиненных. Основные моменты:

• Не делитесь коммерческими тайнами с сотрудниками без соответствующих допусков. Именно так и происходят утечки информации.
• Не сплетничайте – это показывает уровень личной культуры.
• Откажитесь от ругательств, повышения голоса. Спокойный авторитет работает лучше.
• Контролируйте ход решения текущих задач.
• Избегайте в разговорной речи формулировок с двоякими трактовками. Все должно быть ясно, четко, однозначно.
• Похвалы публично делать можно, критику лучше осуществлять тет-а-тет.
• Руководителю об ошибке говорить разрешено, главное наедине и тактично.
• Говорите в кабинете как можно тише – громкие разговоры мешают работать.
• Поддерживайте новичков.

Деловые переговоры

Тут многое будет зависеть от тщательности подготовки. Продумайте план переговоров, поставьте цели. Выберите удобное время, согласуйте его. Приглашения рассылают за 2 недели, можно раньше. Оптимальное время суток для таких встреч – 10 утра, но строгих ограничений нет.

Для иностранных делегаций заказывают трансфер – это показатель внимательного, уважительного отношения. Организуйте питание гостей, учтите деловой этикет, принятый в их стране. Если встреча имеет все шансы затянуться, сделайте кофе-брейк либо обед. Никогда не опаздывайте на встречи. На врем переговоров телефон нужно будет поставить в беззвучный режим.