Система KPI

KPI (Key Performance Indicators) — зарубежная аббревиатура, которая имеет расшифровку «Ключевой Показатель Эффективности». KPI — это числовые показатели деятельности, которые помогают измерить эффективность работника. В этой статье мы подробно разберем, что такое KPI, для чего его вводить и как внедрять.

Зачем вводить KPI для сотрудников

Если бизнес хочет стать большим — ему нужна управляемость. За рулем всегда будет находиться один человек или небольшая группа лиц. Чем больше компания — тем больше в ней уровней управления.

Например, в малом бизнесе есть продавцы, над которыми стоит директор компании, он же владелец. Такой владелец все прекрасно видит сам, видит заряд, настрой продавцов, знает их уровень мотивации, чем они живут и чем горят.

Когда бизнес подрастет, между продавцами и владельцем будет несколько этажей управления: над продавцами появятся РОПы (руководители отдела продаж), над ними — коммерческий директор, далее исполнительный директор и уже над ним владелец. В такой компании владелец может уже даже не знать по именам всех своих сотрудников.

Но управлять эффективно все равно надо. Чтобы принимать верные управленческие решения, нужна информация о работе подразделений и ее боевых единицах.

Для каждой должности стоит определить, какие ключевые показатели деятельности смогут наглядно демонстрировать положение дел.

Например, как бы ни улыбался на работе человек, как бы хорошо ни выглядел, если он будет делать мало звонков и встреч, он вряд ли станет чемпионом по продажам.

Поэтому для отдела продаж стоит ежедневно, еженедельно и ежемесячно регистрировать выполнение следующих KPI:

• количество звонков;
• количество презентаций продукта клиентам;
• количество сделок;
• средний чек;
• выручка от продаж.

Эти показатели станут KPI отдела продаж. У продавцов будет своя формула KPI, а для РОПа это будет сумма всех его подчиненных.

Если эти показатели будут расти — 100% будет расти и доход. Критически важно определить ключевые показатели эффективности для всего предприятия и всех постов и в идеале привязать к ним систему мотивации людей. Чтобы им было финансово выгодно делать то, что выгодно компании.

Как внедрять KPI в компании

Чтобы внедрить Key Performance Indicator, нужно для начала определить, что может стать наиболее эффективными показателями. Для этого нужно спросить, какой самый главный показатель будет определять, молодец ли человек на своей должности или нет?

Далее стоит определить, а какие подпоказатели критически влияют на то, чтобы главный показатель был в максимуме? Так, для продавца ключевым показателем будет выручка от его продаж, а подключевыми — звонки, встречи, презентации.

Если мы поставим четкий план по подключевым показателям и добьемся того, чтобы сотрудник их выполнил — шансы на достижение им плана по главной статистике вырастут кратно.

Далее нужно взять самого лояльного и профессионального сотрудника и попросить его шпарить на полную катушку на своей должности один месяц. В течение этого времени мы будем замерять его показатели производства и в результате поймем уровень, на который способны выходить и другие сотрудники.

После этого на основе результатов пилотного наблюдения и готового примера расчета KPI мы привязываем систему мотивации к плану по ключевым показателям. Ну и в конце — спускаем эту систему КПЭ и новую систему мотивации на всех сотрудников и смотрим. Далее по инструкции: каждый день замеряем, как они продвигаются по своим показателям, и немедленно реагируем, если уже в рамках короткого периода начинают отставать.

Какие еще примеры системы KPI можно привести 

В зависимости от отдела и должностей система может быть направлена на следующие показатели:

HR-менеджер:

• количество отобранных резюме;
• количество собеседований;
• количество офферов;
• количество вышедших на испытательный срок.

Закупщик:

• маржинальность по закупленной партии;
• объем закупок в деньгах;
• оборачиваемость склада.

Маркетолог:

• сумма потраченного бюджета;
• количество новых потенциальных клиентов;
• возврат инвестиций в маркетинг (ROMI).

Руководитель отдела продаж:

• количество взятых в работу лидов в отделе;
• количество встреч/презентаций в отделе;
• количество сделок в отделе;
• выручка отдела.