Как не дать планёркам съесть всё ваше время, а сделать их рабочим инструментом

Однажды мы в Grebenuk Resulting поняли, что планёрка — это мощный инструмент для работы с персоналом. Это не просто утренняя встреча с сотрудниками и беседы о планах продаж. Как не превратить планёрки в балаган и трёхчасовые посиделки — читайте в этой статье.

Зачем вообще нужны планёрки? Ведь сотрудники и РОПы и так сдают ежедневные и еженедельные отчёты и докладывают о результатах.

На самом деле это такая же системная работа, которая требует вдумчивого подхода. Мы выделили четыре главные выгоды для вашего бизнеса от этого мероприятия.

Первая выгода. Планёрка даёт возможность держать руку на пульсе и видеть, как ваши сотрудники работают. Именно там вы можете охватить взглядом всех сотрудников и заметить, если что-то с кем-то не так. Заметили — вызываем на личный разговор ПОСЛЕ, а не до. И уж тем более не разбираем сотрудника на месте. 

Вторая выгода. Планёрка — это инструмент мотивации. Вы как руководитель даёте сотрудникам план на неделю и очень важно, чтобы люди потом отчитались. А ещё поняли, что вы в любом случае проверите выполнение. Если вы забыли ознакомиться с отчётом и дать коллеге обратную связь — это плохо, это демотивирует. Не делайте так. 

Третья выгода. Планёрка — это инструмент донесения информации команде оптом. Это удобно и экономит время. Очень важно, если информация касается каких-то организационных моментов, продублировать её потом рассылкой на почту.Четвёртая выгода. Планёрка помогает всему коллективу двигаться к одной общей цели. Понимать, как мелкие шаги и задачи двигают команду в нужную сторону. Годовая цель декомпозируется на квартальные. Квартальные — на ежемесячные, ежемесячные — на недельные. Недельные — на дневные. Это один из принципов методологии SCRUM, которая помогает увеличить ежегодную прибыль в 4 раза.

IT-проекты используют методологию SCRUM, чтобы повысить эффективность и прозрачность

А теперь давайте разберём основные ошибки, которые руководители допускают на планёрках.

Ошибка №1: Говорящая голова

Утренняя встреча не должна превращаться в лекцию или стендап одного актёра. Планёрка — это полилог, а не монолог. Только 30% говорите вы, а остальные 70% говорят ваши сотрудники.

Возьмите за правило на ежедневных встречах говорить о том,

• что сделано (результат прошедшего дня),
• с какими трудностями столкнулись при выполнении конкретной задачи (что помешало выполнить намеченное),
• что планируем сделать сегодня (не забывайте, что цель на день должна быть по SMART).

Всё. Не надо разбирать причины неудач, искать решения сложностей. Всему этому место в рабочем процессе, а не на планёрке. 

Ошибка №2: Нерегулярные планёрки

Нет ничего хуже для бизнеса, чем отсутствие системы и регулярности. Планёрка — это элемент дисциплины. Поэтому, если вы вдруг заболели, уехали к тёще на юбилей или улетели поваляться на пляже — назначьте ответственного. Того, кто будет временно вести планёрки вместо вас, а потом отчитается вам лично.

И вообще назначьте человека, отвечающего за ведение планёрок. Пусть он следит за таймингом, останавливает отвлечённые беседы и так далее. Не замыкайте все бизнес-процессы на себе. 

Ошибка №3: Слушать истории от сотрудников

Никаких историй о том, как продажник почти вот-вот закрыл сделку, и оплата счетов будет на следующей неделе, надо только подождать.

Только голые факты и цифры: сколько сделок закрыто, сколько лидов переведено на следую, сколько продаж, сколько выручка, сколько встреч и какой итог по звонкам. Всё. Ничего больше. Именно для этого вы должны исправить ошибки из пунктов 1 и 2.

Ошибка №4: Отсутствие тайминга

Сегодня планёрка заняла 15 минут, завтра — час пятнадцать, в среду — полчаса. Ваши сотрудники не знают, чего ждать и как планировать свой рабочий день. Поэтому уважайте и своё, и чужое рабочее время. Введите жёсткий тайминг и чётко следуйте ему. У планёрки должен быть единый стандарт проведения: кто за кем отчитывается, в каком порядке и сколько минут на каждого говорящего. Однако периодически этот порядок надо менять, чтобы добавить свежести и новизны.

Возвращаясь к первой иллюстрации и опыту IT-проектов, оптимальная продолжительность планёрки для одной команды — например, отдела продаж — составляет 15 минут.  

Ошибка №5: Нельзя отчитывать людей на планёрках

Вспоминаем золотое правило: хвалим при всех, а ругаем наедине!

И вы не узнаете об этом, пока всё не произойдёт.

Хотите узнать, к чему может привести публичная порка сотрудника, читайте статью Михаила Гребенюка, какие критичные ошибки он совершил в начале бизнес-пути.

Ошибка №6: Позволять сотрудникам подрывать ваш авторитет

Если вам кажется, что ваш авторитет начали подрывать — вам не кажется.

Первые звоночки — кто-то не включил видео в ходе переговоров в зуме. Кто-то опоздал. Кто-то забыл. Нужно очень жёстко это пресекать.

Любое поражение армии начинается с незастёгнутого воротничка у солдата. Есть правило: воротничок должен быть застёгнут. И все это правило обязаны выполнять. Как только появляется хотя бы один человек, который считает, что имеет право делить правила на важные и неважные, и не выполнять то, что лично ему кажется несущественным, начинается разложение. Любой коллектив работает по этим принципам. И ваша задача как руководителя — не допустить подобного.

Если у вас до сих пор нет планёрок или они хаотичные и не системные — начинайте действовать. Не знаете, с чего начать — напишите нам в Grebenuk Resulting. Мы поможем вам не только выстроить отдел продаж, но и внедрим основные принципы работы. Правильные планёрки, которые работают, а не отнимают время, в том числе.

А ещё мы готовы провести для вас индивидуальную закрытую экскурсию в отдел продаж нашей компании. Чтобы вы смогли посмотреть, как это работает у нас. Так что пишите — с удовольствием увидимся.